Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

1. Geltungsbereich und Vertragsparteien

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") regeln die Nutzung der Knowmanity SaaS-Plattform (nachfolgend „Plattform") sowie alle Geschäftsbeziehungen zwischen der Knowmanity UG (haftungsbeschränkt) (nachfolgend „Anbieter") und dem Nutzer (nachfolgend „Kunde").

Die Plattform ist ein Wissensmanagement- und Interview-Tool, das es Organisationen ermöglicht, Interviews durchzuführen, zu verwalten und zu analysieren. Vertragsgegenstand ist der Zugang zur Plattform gemäß dem gewählten Abonnement.

2. Leistungen des Anbieters

Der Anbieter stellt folgende Leistungen zur Verfügung:

• Zugang zur Knowmanity-Plattform über das Internet
• Interview-Management und -Verwaltung
• Sichere Speicherung von Interview-Daten und Videoaufnahmen
• KI-gestützte Fragenanpassung basierend auf Anthropic Claude und ergänzende OpenAI-Modelle
• Benutzer- und Zugriffsverwaltung mit Role-Based Access Control (RBAC)
• Plattform ist grundsätzlich 24/7 nutzbar
• Technischer Support und Dokumentation

Die konkrete Leistung richtet sich nach dem gewählten Abonnement. Folgende Pläne stehen zur Verfügung:

• Essential – €299/Monat (bis zu 5 Knowledge Heroes)
• Professional – €699/Monat (bis zu 15 Knowledge Heroes)
• Business – €999/Monat (bis zu 40 Knowledge Heroes)
• Scale – €1.999/Monat (unbegrenzte Knowledge Heroes)

Zusätzliche Knowledge Heroes können je nach Plan als Einzelzusatz erworben werden (Essential: €99, Professional: €69, Business: €49 pro Hero/Monat). Alle Preise sind Bruttopreise und verstehen sich inklusive der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer (derzeit 19 %).

3. Registrierung und Zugang

3.1 Registrierungspflicht: Zur Nutzung der Plattform ist eine Registrierung erforderlich. Der Kunde verpflichtet sich, wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen.

3.2 Authentifizierung: Der Kunde ist verantwortlich für die Geheimhaltung seiner Zugangsdaten. Jeder Zugriff über seine Anmeldedaten wird dem Kunden zugerechnet. Der Kunde haftet für alle Handlungen, die unter seinen Zugangsdaten erfolgen.

3.3 Zugriff: Der Anbieter gewährt dem Kunden ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Nutzungsrecht zur Nutzung der Plattform gemäß diesen AGB.

4. Pflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich:

• Die Plattform nur für rechtmäßige Zwecke und in Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen zu nutzen
• Keine illegalen, verleumderischen, beleidigenden oder anderweitig unangemessenen Inhalte hochzuladen oder zu verteilen
• Keine Hacking-, Cracking- oder Penetrationstests durchzuführen
• Keine Malware, Viren oder andere schädliche Code hochzuladen
• Keine automatisierten Skripte oder Scraper zu verwenden
• Intellektuelle Eigentumsrechte Dritter zu respektieren
• Alle geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere die DSGVO, einzuhalten
• Informationen über die Plattform vertraulich zu behandeln

5. Vertragslaufzeit und Kündigung

5.1 Vertragslaufzeit: Das Abonnement wird für die im Bestellprozess angegebene Laufzeit abgeschlossen (monatlich oder jährlich).

5.2 Automatische Verlängerung: Das Abonnement verlängert sich automatisch um die gleiche Dauer, sofern es nicht spätestens 14 Tage vor Ablauf gekündigt wird.

5.3 Kündigungsmöglichkeit: Der Kunde kann sein Abonnement jederzeit in den Kontoeinstellungen kündigen. Die Kündigung wird zum Ende der aktuellen Abrechnungsperiode wirksam.

5.4 Außerordentliche Kündigung: Der Anbieter kann das Abonnement fristlos beenden, wenn der Kunde gegen diese AGB verstößt oder die Plattform für illegale Zwecke nutzt.

6. Vergütung und Zahlungsbedingungen

6.1 Gebühren: Die Gebühren richten sich nach dem gewählten Abonnement (siehe §2). Alle Preise sind Bruttopreise und verstehen sich inklusive der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer (derzeit 19 %); der Rechnungsbetrag entspricht dem angezeigten Preis, die Umsatzsteuer wird auf der Rechnung gesondert ausgewiesen. Die aktuellen Preise sind auf der Registrierungsseite und im Admin-Bereich unter „Abo" einsehbar.

6.2 Zahlungsabwicklung: Die Zahlung erfolgt über Mollie oder andere Zahlungsdienstleister. Mit der Bestellung erklärt der Kunde sein Einverständnis mit der Zahlungsabwicklung durch diese Drittanbieter.

6.3 Zahlungszeitraum: Zahlungen werden zu Beginn jedes Abrechnungszeitraums fällig.

6.4 Verzug: Bei Zahlungsverzug kann der Anbieter den Zugriff auf die Plattform sperren und Verzugszinsen in Höhe von 8 % p.a. berechnen. Darüber hinaus behält sich der Anbieter das Recht vor, Mahngebühren zu berechnen.

7. Datenschutz und Sicherheit

7.1 Datenschutz: Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der DSGVO und unserer Datenschutzerklärung. Der Anbieter verpflichtet sich zu einer sicheren Verwaltung aller Daten des Kunden.

7.2 Hosting: Alle Kundendaten werden auf Servern in der Europäischen Union gespeichert (Supabase EU Region, Frankfurt). Für bestimmte KI-Funktionen (Wissensextraktion, Analysen) werden ausschließlich die jeweils erforderlichen Textausschnitte an vertraglich gebundene KI-Dienstleister übertragen, die ihren Sitz teilweise in den USA haben (Anthropic PBC, OpenAI Inc.). Diese Übermittlungen erfolgen auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 c) DSGVO. Details sind in der Datenschutzerklärung unter §6 beschrieben.

7.3 Verschlüsselung: Die Datenübertragung erfolgt über TLS 1.3, die Speicherung über AES-256 Verschlüsselung.

7.4 Sicherheitsvorkehrungen: Der Anbieter implementiert branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Firewalls, Intrusion Detection und regelmäßiger Sicherheitsaudits.

8. Haftung und Garantien

8.1 Verfügbarkeit: Die Plattform ist grundsätzlich 24/7 nutzbar. Eine bestimmte Mindestverfügbarkeit wird im Pilotbetrieb nicht garantiert, sofern nicht ausdrücklich in einem separaten SLA vereinbart.

8.2 Ausnahmen: Der Anbieter haftet nicht für Ausfallzeiten aufgrund von: (a) Handlungen des Kunden, (b) Höhere Gewalt, (c) Infrastrukturprobleme des Internet-Providers, (d) DDoS-Attacken Dritter.

8.3 Haftungsbegrenzung: Die Gesamthaftung des Anbieters ist auf die Gebühren begrenzt, die der Kunde in den letzten 12 Monaten bezahlt hat. Der Anbieter haftet nicht für indirekte, folgende oder Gewinn- und Datenverluste.

8.4 Gewährleistungsausschluss: Die Plattform wird „wie vorhanden" bereitgestellt. Der Anbieter gibt keine Garantien hinsichtlich der Eignung für einen bestimmten Zweck ab, außer wie in diesen AGB ausdrücklich festgehalten.

9. Backups und Datenverlust

9.1 Automatische Backups: Der Anbieter führt täglich automatische Backups durch und speichert diese für bis zu 35 Tage.

9.2 Kundenverantwortung: Der Kunde ist für die eigene Datensicherung verantwortlich. Der Anbieter empfiehlt regelmäßige manuelle Backups.

9.3 Löschung: Bei Kündigung oder Löschung des Kontos werden alle Daten innerhalb von 90 Tagen gelöscht, sofern nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten.

10. Änderungen und Wartung

10.1 Funktionsupdates: Der Anbieter behält sich das Recht vor, neue Funktionen hinzuzufügen, bestehende Funktionen zu modifizieren oder zu entfernen.

10.2 Geplante Wartung: Der Anbieter wird den Kunden mindestens 7 Tage vor geplanter Wartung benachrichtigen.

10.3 Notfall-Wartung: Notfall-Wartung kann ohne vorherige Ankündigung durchgeführt werden.

11. Änderung dieser AGB

Der Anbieter behält sich das Recht vor, diese AGB jederzeit zu ändern. Änderungen werden per E-Mail mitgeteilt. Wenn der Kunde den neuen AGB nicht zustimmt, kann er sein Abonnement kündigen. Die fortgesetzte Nutzung gilt als Zustimmung.

12. KI-Nutzung und Transparenz

12.1 Einsatz von KI-Modellen: Die Plattform nutzt KI-Modelle zur Unterstützung der Wissensextraktion und Interview-Durchführung. Hauptmodell ist Anthropic Claude (claude-sonnet-5-5). Ergänzend werden OpenAI-Modelle für spezialisierte Nebenfunktionen eingesetzt (Embeddings für die Wissenssuche, Sprache-zu-Text sowie die Sprachausgabe von Audio-Startbriefings). Der Anbieter kann die eingesetzten Modelle jederzeit aktualisieren, sofern die Leistungsqualität erhalten bleibt.

12.2 Kein KI-Training mit Kundendaten: Kundeninhalte (Interviews, Transkripte, hochgeladene Dokumente) werden NICHT zum Training von KI-Modellen verwendet. Die KI-Verarbeitung erfolgt ausschließlich über API-Aufrufe zur Laufzeit (Zero-Retention-Modus).

12.3 Keine automatisierten Einzelentscheidungen: Die Plattform trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung gegenüber betroffenen Personen im Sinne von Art. 22 DSGVO. KI-generierte Ergebnisse (Zusammenfassungen, Wissensprofile, Risikoeinschätzungen) dienen ausschließlich als Entscheidungsunterstützung und ersetzen keine menschliche Bewertung. Nutzer:innen, die mit KI-Funktionen interagieren, werden hierüber im Produkt informiert (Kennzeichnung gemäß Art. 50 EU AI Act); die endgültige Übernahme oder Freigabe von KI-Ergebnissen erfolgt stets durch eine natürliche Person auf Kundenseite.

12.4 Qualitätssicherung: Der Anbieter implementiert automatisierte Qualitätsprüfungen für KI-Ausgaben (Quality Monitoring, Circuit Breaker) sowie ein AI Audit Log zur Nachvollziehbarkeit aller KI-Interaktionen. Der Kunde wird über wesentliche Änderungen an den KI-Funktionen informiert.

12.5 Sicherheitsmaßnahmen: Der Anbieter setzt Prompt-Injection-Schutz, Input-Validierung, Rate Limiting und Tenant-Isolation ein, um die Integrität der KI-Verarbeitung sicherzustellen. Die KI-Nutzung unterliegt monatlichen Kontingentlimits je nach gewähltem Plan.

13. Datenverarbeitungsvertrag (DPA)

Soweit der Kunde personenbezogene Daten Dritter (z.B. Interview-Teilnehmer, Mitarbeitende) über die Plattform verarbeitet, handelt der Anbieter als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Der Kunde ist in diesem Fall Verantwortlicher.

Der vollständige Datenverarbeitungsvertrag (DPA) ist Bestandteil der Datenschutzerklärung unter §10 und kann dort eingesehen werden. Der Abschluss des DPA ist Voraussetzung für die Nutzung der Plattform durch B2B-Kunden, die personenbezogene Daten Dritter verarbeiten.

14. Geistiges Eigentum

14.1 Plattform-IP: Alle Inhalte, Designs, Code und Funktionen der Plattform sind Eigentum des Anbieters oder seiner Lizenznehmer. Der Kunde erhält lediglich ein Nutzungsrecht.

14.2 Kundeninhalte: Der Kunde behält alle Rechte an seinen hochgeladenen Inhalten (Interviews, Dateien). Der Anbieter kann diese Inhalte nur zur Erbringung der Dienstleistung nutzen.

15. Verbotene Inhalte und Nutzung

Der Kunde verpflichtet sich, folgende Inhalte und Aktivitäten zu unterlassen:

• Illegale oder kriminelle Inhalte oder Aktivitäten
• Belästigung, Bedrohung oder Einschüchterung
• Spam oder Phishing
• Verletzung von Urheberrechten oder Markenrechten Dritter
• Reverse-Engineering oder Dekompilierung der Plattform
• Missbrauch von Sicherheitsmerkmalen
• Verbreitung von Malware oder anderem schädlichen Inhalt

16. Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung dieser AGB rechtswidrig oder nicht durchsetzbar sein, bleibt der Rest dieser AGB gültig. Die rechtlich ungültige Bestimmung wird durch eine gültige ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

17. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

17.1 Anwendbares Recht: Diese AGB unterliegen deutschem Recht (BGB).

17.2 Gerichtsstand: Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist München, Deutschland. Dies gilt auch für Verbraucher, sofern der Verbraucher die Zuständigkeit nicht ablehnt.

18. Kontakt und Support

Fragen zu diesen AGB können gerichtet werden an:

Knowmanity UG (haftungsbeschränkt)
Brauereiweg 6, 85622 Feldkirchen
E-Mail: [email protected]
Website: www.knowmanity.ai